MAINTENANCE / PERAWATAN




Pemeliharaan dan Perbaikan


Pada bagian ini akan dibahas sasaran dan tujuan serta prinsip manajemen (pengelolaan) pemeliharaan dan perbaikan secara umum.

Sasaran dan Tujuan Pemeliharaan dan Perbaikan 


Pada dasarnya sasaran dan tujuan manajemen pemeliharaan dan perbaikan sangat tergantung dari misi (hal yang ingin dicapai) oleh suatu organisasi. Tentu saja misi ini akan berbeda antara organisasi satu (misalnya sekolah) dengan organisasi lainnya (misalnya misi industri perakitan mobil).
Tujuan pemeliharaan dan perbaikan di sekolah umumnya hanya untuk memperpanjan usia pakai alat. Banyak sekolah yang belum mempunyai unit khusus untuk penanganan pemeliharaan dan perbaikan peralatan maupun fasilitas lainnya.
Bagi sebagian industri, masalah pemeliharaan dan perbaikan secara umum selalu dikaitkan dengan tanggungjawabnya terhadap produk yang berkualitas, tepat waktu dan mempunyai nilai ekonomis yang tinggi. Beberapa industri atau organisasi yang besar bahkan mempunyai misi yang selalu dikaitkan dengan aset dan investasi. Jadi kegiatan pemeliharaan dan perbaikan alat serta fasilitas lainnya diperhitungkan sebagai bagian dari aset dan investasi. Oleh karena itu, bagian atau unit pemeliharaan & perbaikan merupakan bagian yang sangat penting dari organisiasi semacam ini.

  Kegiatan Pemeliharaan & Perbaikan

Sebelum membahas lebih jauh tentang manajemen pemeliharaan dan perbaikan, lebih dahulu perlu memahami sifat pekerjaan atau kegiatan pemeliharaan dan perbaikan secara umum.


 Pemeliharaan dan perbaikan meliputi berbagai aktifitas atau kegiatan, seperti ditunjukkan pada Gambar 1. Pada umumnya aktifitas tersebut dapat dibagi menjadi dua yaitu: kegiatan yang dapat direncanakan dan kegiatan yang tidak terduga atau tidak dapat direncanakan.



Kegiatan pemeliharaan & perbaikan yang bersifat rutin merupakan kegiatan yang dapat direncanakan, sedangkan kegiatan yang bersifat darurat, misalnya kerusakan alat akibat kecelakaan (misalnya terjatuh. Kena petir, dan lain-lain) merupakan kegiatan yang tidak dapat diduga.Namun demikian, hal-hal semacam ini harus dapat diantisipasi.Minimal kita tahu apa yang harus kita lakukan pada saat terjadi gangguan semacam itu.

Pemeliharaan Preventif



Dalam pengertian yang luas, pemeliharaan preventif meliputi aspek rekayasa (engneering) dan manajemen.
Di bidang rekayasa, pemeliharaan preventif meliputi: mendeteksi dan atau mengoreksi penggunaan peralatan yang ada saat ini, melalui analisa statistik kegagalan atau kesalahan yang ada atau berdasarkan catatan perbaikan yang ada. Pekerjaan ini harus dapat dilakukan secara tepat oleh orang yang benar- benar ahli dibidangnya dan dengan frekuensi yang tepat pula (misalnya dua kali dalam setahun).

Jika terlalu sering, maka bukan saja akan menambah biaya pemeliharaan, tetapi juga akan menurunkan produktifitas dan efisiensi kerja perusahaan. Data pada Gambar 2. menunjukkan, bahwa kerusakan banyak terjadi pada awal pemakaian alat. Hal inidapat disebabkan oleh kelalaian pekerja dan atau kerusakan internal komponen dari pabrik pembuat alat (ini disebut kegagalan produk). Tingkat kerusakan sakan alat akan menurun setelah pekerja mulai terbiasa menggunakan alat tersebut. Setelah melewati masa kritis, alat akan semakin sering mengalami gangguan, sehingga perbaikan akan semakin sering dilakukan, sampai masa pakai alat tersebut habis. Pada masa ini artinya alat sudah tidak mungkin diperbaiki lagi.

Di bidang manajemen, kegiatan pemeliharaan meiputi: membuat daftar
pekerjaan, menentukan jumlah dan kualifikasi (bidang keahlian) teknisi yang diperlukan, memperkirakan berapa lama pekerjaan tersebut dilaksanakan, merencanakan jadwal pelaksanaan pekerjaan, serta memprediksi biaya pemeliharaan dan perbaikan. Semua kegiatan ini biasanya dicantumkan dalam sebuah lembar kontrol.
Hal paling utama dalam pemeliharaan preventif adalah menentukan Daftar Pekerjaan. Tujuan utama dibuatnya daftar pekerjaan adalah untuk mengingatkan pekerja tentang: alat apa yang harus diservis, apa yang harus dilakukan oleh teknisi atau pekerja (misalnya mengukur atau menguji arus atau tegangan pada titik tertentu, membersihkan alat,mengganti komponen, dan sebagainya. ), Dalam daftar ini juga akan tercantum prosedur pelaksanaan pemeliharaan yang harus dilakukan.
tercantum:
Daftar pekerjaan sebaiknya disusun oleh berbagai stakeholder (manufaktur,
ahli mekanik, tenaga ahli, kontraktor, perusahaan asuransi, pemerintah,
asosiasi terkait, distributor, konsultan dan berbagai kalangan
pengguna produk).

Tabel Jenis Pekerjaan & Contohnya 











Pemeliharaan Korektif

Pemeliharaan yang bersifat memperbaiki (corrective maintenance) akan
berkaitan dengan deteksi kerusakan, penentuan lokasi kerusakan,dan perbaikan atau penggantian bagian yang rusak. Tahapan pemeliharaan korektif dapat dilihat seperti pada Gambar :









Sistem Manajemen Pemeliharaan dan
Perbaikan

Masalah pemeliharaan dan perbaikan jika tidak ditangani dengan baik
akan menimbulkan banyak kerugian, antara lain:
- rugi waktu karena pekerjaan yang tertunda (akibat kerusakan
  peralatan atau gedung atau sarana lainnya),
- produktifitas turun
- efisiensi turun,
-     menambah biaya operasional, dan sebagainya.

Oleh karena itu perlu menerapkan sistem pemeliharaan & perbaikan
yang baik. Sistem pemeliharaan & perbaikan yang baik pada dasarnya
merupakan penerapan sistem manajemen untuk seluruh pekerjaan pemeliharaan
dan perbaikan. Gambar 5. menunjukkan unsur-unsur manajemen secara umum, yang dapat diterapkan pada sistem pemeliharaan & perbaikan.

Prinsip Manajemen Pemeliharaan dan
Perbaikan










Perencanaan Pekerjaan dan Tenaga

Untuk mendapatkan hasil yang baik, suatu pekerjaan pemeliharaan harus direncanakan dengan baik. Dalam sebuah perusahaan atau industri biasanya telah ada format khusus yang digunakan untuk membuat perencanaan tersebut. Bentuk format perencanaan antara industri yang satu dengan industri lainnya dapat berbeda, tergantung dari kebutuhan masing-masing. Tetapi secara umum format perencanaan pekerjaan tersebut memuat isi tentang:
a). Jenis atau tipe pekerjaan
b). Sifat atau level pekerjaan
c). Tenaga pelaksana yang diperlukan
d). Material atau suku cadang yang diperlukan
e). Waktu atau lama pengerjaan, dan sebagainya








Tipe pekerjaan meliputi: pekerjaan perbaikan biasa, pemeliharaan yang bersifat rutin atau pebaikan berat. Ini perlu diketahui oleh perencana dan teknisi agar dapat diperkirakan berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Dalam kenyataan, bisa terjadi kondisi, dimana dalam waktu yang bersamaan terjadi banyak sekali pekerjaan pemeliharaan yang harus diselesaikan, sedangkan tenaga teknisi terbatas. Dalam kondisi ini, maka perlu dibuat skala prioritas, dengan cara melihat urgensi (tingkat kedaruratan) pekerjaan. Level pekerjaan yang bersifat darurat atau kritis harus mendapat prioritas. Pekerjaan ini harus dapat diselesaikan dalam waktu paling lama 24 jam.

Pengorganisasian Pelaksanaan Pekerjaan

Suatu pekerjaan pemeliharaan harus dikoordinasikan dengan baik, karena meyangkut beberapa bagian dari suatu organisasi, misalnya bagian front office yang menerima barang yang akan diperbaiki atau diservis, bagian perbaikan atau bengkel sebagai tempat perbaikan dan pemeliharaan, bagian gudang yang menyimpan suku cadang, bagian keuangan, dan sebagainya. Untuk mempermudah pekerjaan, seorang perencana biasanya membuat suatu mekanisme kerja pemeliharaan  dengan menggunakan sarana yang disebut Perintah Kerja (Work Order).
Seluruh prosedur pelaksanaan pekerjaan harus ditaati oleh seluruh karyawan.







Prosedur kerja dimulai dari diterimanya permintaan pekerjaan (Work Request atau W.R, ditandatangani oleh manajemen). W.R yang telah disetujui akan menjadi perintah kerja (Work Order atau W.O).
W.O akan dipelajari oleh perencana untuk selanjutnya dibuat rencana kerja lengkap, lalu dibuat jadwal pelaksanaan pemeliharaan.
Sebuah W.O yang baik setidaknya mengandung informasi tentang:
- Jenis Aset/barang/peralatan yang akan dikerjakan
- Deskripsi pekerjaan pemeliharaan & perbaikan yang jelas


- Sejarah pemeliharaan peralatan tersebut






Pelaksanaan Pekerjaan & Pelaporan

Pelaporan merupakan salah satu hal penting dalam pelaksanaan pekerjaan pemeliharan & perbaikan. Ada 2 masalah utama yang perlu dilaporkan ke manajemen: yaitu masalah volume pekerjaan (lama waktu pengejaan & jumlah pekerja yang diperlukan) dan masalah material atau bahan. Masalah volume pekerjaan bagi manajemen diperlukan
untuk memperkirakan adanya upah lembur. Sedangkan masalah bahan atau material sangat berkaitan dengan ketersediaan suku cadang  di gudang. Kedua informasi ini dapat digunakan oleh manajemen untuk memberikan informasi kepada pelanggan atau pemberi pekerjaan kapan pekerjaan tersebut selesai.

Dalam manajemen pemeliharaan, W.O adalah ujung tombak
kesuksesan sistem manajemen pemeliharaan & perbaikan.


Audit dan Evaluasi

Setelah seluruh pekerjaan pemeliharaan & perbaikan selesai dikerjakan, sebaiknya diadakan evaluasi kinerja yang menyeluruh, mulai dari front office, teknisi sebagai tenaga pelaksana, bagian gudang dan material, bagian keuangan, bagian pengolah data, dan sebagainya. Hal ini perlu untuk selalu menjaga kualitas dan kinerja perusahaan atau industri secara menyeluruh.
Dalam manajemen pemeliharaan, W.O adalah ujung tombak kesuksesan sistem manajemen pemeliharaan & perbaikan.
Catatan Backlog
File aktif berisi semua catatan W.O disimpan sebagai catatan BacklogCatatan Backlog dapat digunakan oleh manajemen untuk menentukan jumlah pelaksana, membuat prioritas pekerjaan, membuat status keselamatan kerja, memprediksi biaya, dan sebagainya. Bagi seorang analis, catatan Backlog dapat digunakan untuk membantu menentukan tingkatan staf dan mengurangi overhead cost (biaya yang tidak
perlu).




Sistem Manajemen Pemeliharaan dan
Perbaikan Berbantuan Komputer

Sistem Manajemen Perawatan dan Perbaikan yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya dilaksanakan secara manual. Sistem tersebut dapat dilaksanakan dengan menggunakan komputer.
Sistem Manajemen Perawatan berbantuan Komputer, biasa disingkat CMMS (Computerized Maintenance Management Systems) merupakan sebuah perangkat lunak yang berisi semua aspek kehidupan suatu organisasi. Banyak vendor yang menawarkan perangkat lunak ini secara gratis. Perangkat lunak tersebut pada umumnya masih harus dimodifikasi
agar sesuai dengan kondisi atau kebutuhan organisasi sebagai pengguna.









Komputerisasi manajemen pemeliharaan dan perbaikan memungkinkan tersedianya semua informasi di semua bagian yang terkait dengan fungsi pemeliharan, seperti manajer, supervisor, perencana, personal gudang, dan bagian akunting

Keunggulan Komputerisasi Manajemen Pemeliharaan
- Meningkatkan efisiensi
- Mengurangi Biaya Perawatan
- Mengurangi biaya down-time (waktu perbaikan) peralatan
- Menaikkan masa pakai alat
- Menghasilkan rekaman sejarah pemeliharaan suatau alat,
  untuk mempermudah membuat perencanaan pemeliharaan
  dan biaya perbaikan
- Menghasilkan laporan hasil pemeliharaan dengan format yang
  diperlukan oleh pemakai maupun manajemen

CMMS dapat digunakan untuk memantau semua biaya pemeliharaan
dan perbaikan alat melalui:
1. Pemantauan (monitoring) biaya W.O melalui jadwal
   pelaksanaan W.O
2. Pemantauan inventarisasi dan pembelian barang, untuk menghindari
   penumpukan barang di gudang. Bagi vendor, informasi
   ini digunakan untuk menentukan waktu pengiriman barang
   yang paling tepat.
3. Pemantauan Jadwal Pemeliharaan Preventif (JPP), agar tidak
   terjadi pemeliharaan secara berlebihan (overmaintenance),
   dan dapat menaikkan up-time serta memperpanjang usia pakai
   peralatan.

Pada umumnya CMMS terdiri dari 4 modul, yaitu:
1. Perencanaan Work Order dan penjadwalan 
2. Kontrol Inventaris Pemeliharaan

3. Modul untuk pembaharu (up date) data Pemeliharaan Preventif
4. Laporan Pemeliharaan

Modul Perencanaan W.O dan Penjadwalan.

Komputerisasi W.O berisi dokumen-dokumen detail dari pekerjaan pemeliharaan. Proses komputerisasi diawali dengan W.O entry, yaitu memasukkan informasi tentang permintaan W.O. ke dalam sistem Mamajemen PP dan berakhir dengan penyimpanan W.O Backlog.
Proses lengkap dari perencanaan W.O dapat dilihat pada Gambar 10, sedangkan contoh tampilan W.O Entry di layar monitor dapat dilihat pada Gambar 11..Pemutakhiran data dapat langsung dilakukan saat W.O sedang aktif.



W.O. Backlog
W.O Backlog adalah master file di dalam memori komputer untuk semua W.O aktif. Ini berarti, jika W.O telah di enter, maka W.O telah masuk ke dalam memori sistem komputer manajemen pemeliharaan, dan akan ada terus hingga data ini dihapus dari memori. Dengan menggunakan fungsi untuk mencari backlog, orang dapat melihat semua W.O aktif, misalnya: jumlah alat, prioritas, perencana, supervisor, klasifikasi pekerjaan, material yang diperlukan, dan sebagainya.

Modul Kontrol Inventaris

Modul ini digunakan untuk menjejak biaya pemakaian bahan atau material, ketersediaan material di gudang, baik untuk pemeliharaan terencana maupun untuk cadangan jika terdapat pekerjaan darurat, dan untuk mengetahui jadwal pemesanan suku cadang atau material. 

Modul Pemutakhiran Data (up-date)

Modul ini digunakan untuk mengubah atau meng-up date informasi jadwal pemeliharaan preventif. Pemilihan jadwal diserahkan kepada pemakai (pelanggan), apakah akan menggunakan kalender atau pembacaan meter.
Modul ini harus dapat menunjukkan:
- Jenis pekerjaan, tenaga kerja yang diperlukan dan alat yang
  diperlukan
- Jadwal pemeliharaan yang dapat dibuat harian, mingguan, atau
  tahunan untuk memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk
  menyelesaikan pekerjaan tersebut
- Instruksi detail
  Contoh tampilan format pemeliharaan preventif dapat dilihat pada
  Gambar 12.


Modul Laporan Pemeliharaan

Modul ini dapat digunakan manajer untuk mengoptimalkan organisasi. Garis besar isi modul laporan manajemen berisi rangkuman tentang:
Daftar Analisis Prioritas W.O, Kinerja Perencana, Kinerja Supervisor W.O, Laporan Biaya W.O, Backlog W.O, Riwayat Perbaikan Alat, Biaya Pemeliharaan Alat, Laporan biaya khusus perbaikan Alat, Keamanan W.O Backlog, Laporan sisi pemakaian item, Laporan antrian W.O, Laporan Keterlambatan Pemeliharaan Preventif.


Pemeliharaan di Industri

Tujuan menjalankan dan membentuk suatu perusahaan industri adalah
mencari suatu keuntungan. Untuk mencapai itu semua perusahaan
harus:
● Memperhatikan dengan cermat manajemen perusahaan.
● Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan didalam suatu   
  perusahaan untuk meningkatkan keuntungan usaha

Suatu perusahaan tidak hanya memproduksi barang-barang yang dapat dijual, tetapi juga harus siap menghadapi persaingan. Untuk itu, barang-barang tersebut harus
memenuhi:
- harga wajar;
- berkualitas;
- produksi dan distribusi tepat waktu .

Untuk memenuhi produksi harus dilaksanakan:
Efisien dan ekonomis: semua   peralatan harus beroperasi secara efisien dan   
  akurat pada tingkat produksi yang disyaratkan.
● Penjadwalan waktu istirahat direncanakan secara cermat.
Pengembangan produksi harus terus dilakukan dengan menghasilkan produk baru dan
  berstandar serta berkualitas.

Melalui teknis, proses, sistem, metoda serta optimalisasi.
Maka bagian pemeliharaan:
● Harus maju sesuai dengan teknik mutakhir yang dipakai.
● Harus merencanakan pemeliharaan secara teratur tidak mengganggu jadwal produksi
  sehingga waktu tunggu dan kerugian menjadi minimal.

Pemeliharaan yang tidak memadai dapat menimbulkan kerusakan dengan biaya tinggi dan tidak hanya dalam perbaikan saja tetapi juga kerugian jumlah produksi.

Pemeliharaan dalam Pelayanan Umum

Suatu bentuk pelayanan umum tidak untuk mencari keuntungan. Fungsi
utama mereka untuk menyediakan pelayanan bagi masyarakat (konsumen).
Misalnya kantor dan hotel komersial menyediakan pemanas, spa,
lift dan sebagainya.
Kerusakan dari pelayanan bagian manapun, mungkin secara tak langsung
akan menyebabkan kerugian karena dihubungkan dengan reputasi
perusahaan yang akhirnya akan mempengaruhi bisnis.
Dan tentunya sebagai konsumen seharusnya kita ikut menjaga fasilitas
umum tersebut, karena semuanya itu untuk kepentingan dan kelancaran
bersama .
Banyak situasi lain bahwa kegagalan teknik dalam pelayanan pemeliharaannya
tidak dapat semata-mata ditaksir dalam hal keuangan, dijelaskan
di bawah ini.
● Rumah sakit yang berfungsi terus menerus, kerusakan dan pengangguran  
  perlengkapan tertentu dapat berakibat fatal.
  Dalam hal semacam ini, diperlukan bagian yang siap untuk
  memasang perlengkapan, untuk melaksanakan perbaikan
  dan pemeliharaan secara rutin.
  Sistem pemeliharaan awal adalah  menjamin perlengkapan tersebut dapat dipercaya  
  setiap waktu.
● Kegagalan pelayanan darurat pada sekolah, perpustakaan dan kantor tidak akan menyebabkan malapetaka atau kerugian hasil, tetapi hal ini akan
menyebabkan ketidaksenangan atau ketidaknyamanan.
Jadi, pemeliharaan bagian pelayanan yang bersifat umum juga harus diperhatikan, karena secara tak langsung berhubungan dengan kelangsungan atau kelancaran perusahaan itu sendiri.

Keuntungan Pemeliharaan yang Direncanakan

Pemeliharaan yang terprogram dapat diterapkan dengan baik pada semua
jenis industri, tetapi efek dan keuntungan-keuntungannya akan berbedabeda.
Hal ini tergantung pada industri, kondisi lokal dan juga bentuk penerapannya.
Pemeliharaan terprogram bukanlah satu-satunya cara mengatasi semua
kesullitan untuk setiap persoalan pemeliharaan.
Pemeliharaan terprogram ini tak akan menyelesaikan masalah bila:
● Bagian ketrampilannya lemah
● Kekurangan peralatan
Rancangan peralatan yang jelek atau pengoperasian peralatan
  yang salah.

Keuntungan pemeliharaan terprogram adalah:
- Tersedianya material yang lebih besar, dengan cara:
• memperkecil kerusakan yang akan timbul pada pabrik yang secara teratur
  dan benar-benar dipelihara 
• pemeliharaan akan dilaksanakan bila hal itu paling menguntungkan dan akan  
  menyebabkan  kerugian produksi yang minimum;
• tuntutan komponen dan perlengkapan diketahui sebelumnya
  dan tersedia bila perlu.
- Pelayanan yang diprogram dan penyesuaian memelihara
  hasil pabrik yang terusmenerus;
- Pelayanan yang rutin lebih murah dari pada perbaikan
  yang tiba-tiba; menggunakan tenaga lebih banyak tapi
  efektif;
- Penyesuaian perlengkapan dapat dimasukkan dalam
  program;
- Dapat membatasi ongkos pemeliharaan dan perbaikan
  secara optimum.



sumber :
--------

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
Republik Indonesia